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会展管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以突出会展企业战略竞争的优势、提高展会经济效益和效益，支持会展企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。
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会展管理信息系统的功能结构
任何一种管理信息系统，从信息管理的角度考虑，都应当有信息的输入、处理和输出的功能，而针对不同信息管理的功能设计，又必须包括对信息的存储、传输、增加、删除、修改、统计和检索的功能。
从管理职能的角度来看，管理信息系统主要涉及对企业的人力、财力、物力、信息资源的管理和对生产、供应和销售过程的管理。一个会展管理信息系统针对它所服务的展馆、展会、主办商、参展商和用户，具有不同的功能结构。
该业务管理信息系统划分为展览馆运营信息管理系统、主办方信息管理系统、展览会现场信息服务系统的3个核心，通过功能接口系统，共建Internet网络整体，并实现会展业务的信息管理无缝连接，促进各子系统功能的融合与全系统信息资源的共享。
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会展管理信息系统的作用
会展信息管理系统全面涉及和管理会展服务企业的日常业务，可以有效地实现会展集团多办事处共同应用，多展会同时管理，分类管理参展商及观众等方面的数据，全面管理客户关系，使得大量的重复工作可以实现自动处理，防止客户数据因业务人员流动而流失，并可以直观地对展会过程进行有效的管理，应用精确的统计数据辅助公司决策。会展管理信息系统的作用主要体现在以下方面。
(1)实现体制创新
会展管理信息系统作为一种先进的管理思想和手段，它所改变的不仅仅是某个人的个人行为或表层上的一个组织动作，而是从思想上去剔除管理者的旧观念，注入新观念。它能够帮助企业建立一种新的管理体制，能实现企业内部的相互监督和相互促进，并保证每个员工都自觉发挥最大的潜能去工作，使每个员工的报酬与他的劳动成果紧密相连，能迅速提高工作效率，节约劳动成本。
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(2)智能辅助决策
会展管理信息系统有效地实现会展集团多办事处／子公司共同应用，多展会同时管理。作为管理者，可以深入了解客户、市场和自己的业务绩效，能够实时了解公司各个子公司，各个部门，多个展会的业务运营状况；随时了解公司的财务状况，有效控制招展进度等，洞悉经营，随需应变，从容面对每个重要决策。会展管理信息系统可以帮助管理者将数据转化为知识、将知识转化为行动并使行动获得成功。
(3)业务流程自动化
会展管理信息系统改变传统企业需要应用行政等手段干预来规定业务流程，使用技术来简化和自动化现有的人工流程，要求一切事务流程都需要经由系统来操作，根据系统预设的流程工作，如此整个过程都可以进行规范有效地管理，实施过程监控，消除了中间冗余的环节，减少了浪费，避免了延误。
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(4)整合企业内外资源
会展管理信息系统通过计算机网络将企业、客户、供应商及其他商贸伙伴集成起来，实现会展电子商务化，将原来分散的资源集中分析处理，全面整合企业内外资源，完成信息流、业务流和资金流的有效转移与优化。充分利用英特网技术及信息集成技术，将服务供应链管理、客户关系管理、企业办公自动化等功能全面集成优化，以支持产品协同商务等企业经营管理模式。
(5)降低信息安全风险
一切经营活动都在会展管理信息系统上运行，过程中形成的客户资源、文档、统计数据、业务经验等信息资源得以集中管理，加上完善的授权机制，降低信息安全风险。如果没有一个高度集成的信息管理系统，企业会因为人员的流动等原因，导致信息资源流失而形成安全隐患。
(6)会展过程的策划
会展管理信息系统是一个面向管理的信息系统，除了基本的数据处理功能以外，更重要的是对会展的几个过程，如前期的策划、会前的准备、会中进程和会后等过程中的阶段性工作，利用策划模板给出各个阶段性信息，并允许会展的策划人员和组织人员对这些信息进行更新、添加和删除，成为半自动的工作模式，这种功能是会展管理人员和组织人员重要的工具。
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(7)电子商务化
会展管理信息系统有很多功能可以通过英特网实现，如客户的网络注册、登记，通过网络进行预订、招商引资、客户关系管理等。现在很多管理信息系统都移植到英特网上，通过Web形式构建会展管理信息系统，这种转变实际上就是电子商务化的标志。
云兔软件在从业展会多年的基础上打造出一套完整的、易用的、性价比高的线上展会平台，可以帮助主办方降低运营成本，提升数据协同、运营效率、服务体验和组织竞争力，更重要的是可以实现365天全在线化的数字化转型，帮助参展商获得品牌的推广和高价值的商机，同时也可以提供全方位的线上线下商贸洽谈服务，帮助参展商和采购商更加高效率地进行供需匹配，促进商务交易，在疫情期间，这种线上展会平台的出现无疑是最好的展览方式之一。
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